Nach der Flaute bald die Flut? Team-App Slack erobert Deutschland

6. November 2018 Kommentare deaktiviert für Nach der Flaute bald die Flut? Team-App Slack erobert Deutschland

Und noch ein Tool zur besseren, zeitsparenden Zusammenarbeit und Teamorganisation von z. B. Projekten: Slack, („Flaute“).

Slack ist eine Art Chatroom fürs Büro. Es lassen sich eigene Kanäle für einzelne Themen anlegen, in die dann auch wirklich nur die Kollegen eingeladen werden, die es betrifft. Alle anderen werden von den Nachrichten nicht belästigt. Zusätzlich lassen sich Chats mit einzelnen Kollegen führen. Sitzt man nicht am Computer, poppen die Nachrichten auf Wunsch auf dem Smartphone auf. Alte Nachrichten lassen sich durchsuchen, einzelne Kollegen ähnlich wie bei Twitter mit einem @ gezielt ansprechen und nahezu unendliche Verknüpfungen mit anderen Diensten wie Dropbox und Github erstellen. (Thorsten Schröder)

Publiziert vor rund vier Jahren in der ZEIT, die ihrer Zeit durchaus hin und wieder voraus ist. So im Falle von Slack, das auf dem Baukastensystem mit abgestufter Funktionalität basiert. Die App kommt erst jetzt auch in Deutschland so langsam ins Rollen. Was es erfolgreich macht, lesen Sie hier.

Projekte managen mit Trello

23. Oktober 2018 Kommentare deaktiviert für Projekte managen mit Trello

Die Software zum Planen bzw. Organisieren von Projekten Scrum und Kanban hatte ich hier unlängst vorgestellt. Letztere war Vorbild für Trello. Mit der in den Grundfunktionen freien Software lässt sich ein digitales Whiteboard erstellen und gemeinsam bearbeiten. Für Schnick-Schnack wie Sticker oder Hintergrundbilder muss man zahlen. Aber auch für „Power-Ups“, denn nur eines aus einer ganzen Reihe von Feetures – z. B. Calendar – ist kostenfrei. Ein Upgrade drängt sich nachgerade auf. Doch erst mal herumprobieren, schlage ich vor. Und das geht relativ intuitiv, vor allem für diejenigen, die bereits Erfahrung mit derartigen Tools haben.

Scrum – agiles Projektmanagementsystem

19. Oktober 2018 § Ein Kommentar

Projekte planen, da fällt uns zuallererst ein Projektablaufplan auf der Grundlage von Spezifikationen ein, garniert mit Meilensteinen, und alles wird immer wieder gerne mal komplett umgeworfen.

Scrum, ein Instrument im Bereich des Projekt- und Produktmanagements, insbesondere zur agilen Softwareentwicklung, setzt hingegen auf „Bitte den Entwicklungsprozess nicht stören“. Schön erklärt hier.

Meine Idee wäre, sich von Scrum inspirieren zu lassen, sprich: die Herangehensweise für größere Projekte der Organisationsentwicklung auszuprobieren. Selbstorganisation der Entwicklerteams, gleichberechtigte Teams und Teammitglieder, unorthodoxe Herangehensweise wie z. B. mit dem Planungspoker als Abschätzmethode (Schwierigkeitsgrad, Arbeitsaufwand, Zeitlänge …) oder die Kanban-Tafel (s. a. unser Tipp zu Kanban).

„Es gibt diverse Werkzeuge wie Eylean Board, Agilo, Pangoscrum, Redmine (verschiedene Plugins verfügbar), OpenProject, AgileZen, Agile Manager, TeamForge, Tinypm, ThoughtWorks Studios, Jira Agile, Pivotal Tracker, Scrumwise, VersionOne, ScrumWorks Pro, Banana Scrum, Team Foundation Server, taiga.io und ScrumTable, die darauf ausgelegt sind, die Einführung von Scrum und die darin anfallenden Prozesse zu erleichtern.“ (Wikipedia, abgerufen 19.10.2018).

Bereit für den Change? Bereit für Kanban?

16. Oktober 2018 § 2 Kommentare

Für Change-Management-Prozesse ein interessantes Tool: Kanban. Prozesse sollen somit in mehreren Schritten verbessert werden, und zwar durch das Sichtbarwerden von kleineren Änderungen statt einer großen. Das kommt „sanfter“ rüber und erntet wohl weniger Widerstände bei den Beteiligten. Kann ich mir gut vorstellen, denn die gute alte Salamitaktik funktioniert doch immer, oder etwa nicht?!

 

#bibtag18 – Vortrag zur Personalentwicklung einer UB

2. Juli 2018 Kommentare deaktiviert für #bibtag18 – Vortrag zur Personalentwicklung einer UB

Vortragende Imma Hendrix„Kleinvieh macht auch Mist“. Doch so despektierlich wollte es die Vortragende, Imma Hendrix, nun auch wieder nicht bringen. In etwa ließe sich jedoch ihr Vortragstitel damit übersetzen. Allerdings – wenn der Mist als wertvoller Rohstoff in Form von Zugewinn und Erfolg gesehen werden kann, lässt sich an dem Vergleich wahrlich nichts aussetzen. Und ohne Kleinvieh lassen sich keine Eier legen, potenziell goldene noch dazu. Den Alltag von Mitarbeitenden mit Motivation und Fort- oder Weiterbildung zu vergolden, dass erreicht die Universitätsbibliothek (UB) der Humboldt-Universität (HU) zu Berlin mit vielerlei Maßnahmen.

Dazu gehört, dass sich die Verantwortlichen in der Personalentwicklung (PE) gehörig mit dem Ist-Stand und den Wandlungen in der Arbeitswelt, hier der wissenschaftsunterstützenden Bereichen an Hochschulen, auseinandersetzen. Im Rahmen zweier Umfragen, erstmalig 2011 unter 1.225 Befragten und dann wieder im Jahr 2017 mit 230 Befragten, erfasste man ein Meinungsbild, um darauf aufzubauen. Denn die Ausgangslage ist nicht sonderlich mit stabilisierenden oder entwicklungsfreudigen Komponenten gesegnet. Es fehlen für alle 10 Bibliotheksstandorte ein Personalentwicklungskonzept, Dienst- und Zielvereinbarungen und auch die Aufstiegsmöglichkeiten sind zum Teil sehr eingeschränkt. Demotivierend? Richtig erkannt.

So fühlen sich „60% der Mitarbeitenden mittleren Alters durch ihre Ausbildung nicht oder nur in geringem Maße auf ihren Berufsalltag vorbereitet.“

Das eine ist also die fehlende Motivation, die nicht schönzureden ist. Da allerdings für die PE keinerlei Budget zur Verfügung steht, sind die Ziele, die es unter diesen schwierigen Umständen zu erreichen gilt, genauer einzugrenzen.

Hendrix gibt sie mit „Identifikation erzeugen“ an. Damit dieses nicht zu einer reinen Worthülse verkommt, machen Unterziele klarer, in welche Richtung und wie das gehen soll:

  • Zufriedenheit/Individuelle Bedürfnisse fördern
  • Work-life-balance garantieren
  • Informationsbedarf decken, Transparenz herstellen

In den Vortragsfolien lassen sich die einzelnen Instrumente hierzu nachlesen. Das darin aufgeführte „On-boarding optimieren“ erläuterte Hendrix mit den Stichworten „Das Anfangen“, und zwar mit HIlfe eines Starterpakets mit Informationen, Links und Checklisten.

Das andere ist die „Fort- und Weiterbildung“. Auch hier ist ein Ziel benannt: „Qualifikation der MA erhalten und entwickeln“, dessen erste zwei Unterziele normal-üblich sein dürften: „Fachwissen aktuell halten“ und Schlüsselqualifikationen ausbauen“.

Die letzten zwei Unterziele hingegen verdienen es, ausdrücklich genannt zu werden. Denn „Offenheit für Veränderungen wecken“ stellt meines Erachtens auf Mitarbeiterseite einen echten Knackpunkt dar, während „Flexibilität unterstützen“ der Knackpunkt des Arbeitgebers sein dürfte.

Man durfte gespannt sein auf die Instrumente. Doch wer hier Wundermittel erwartete, hatte den Vortragstitel nicht mehr auf dem Schirm. Am ehesten ragte das „neue Schulungskonzept“ heraus, das mehr Selbstlernen und weniger Frontales versprach. Dazu benötigt ein Arbeitgeber Vertrauen, das ist nicht selbstverständlich.

Löblich natürlich die „Inhouse-Kurse/Coaching“, stellen diese seit Jahren ein immer probateres Mittel für eine individuell ausgerichtete und gezielt wirkende PE-Entwicklung dar. So zumindest der Eindruck der Blogautorin, der sich darauf begründet, dass sie über die letzten 5-8 Jahre als Trainerin ungleich häufiger hierfür angefordert wurde als zu öffentlich ausgeschriebenen Fortbildungen bspw. der Fachstellen oder Verbände mit inhomogenen Teilnehmenden aus vielen Bibliotheken.

Individuelles Coaching korreliert mit der anfänglichen Aussage zur „Veränderung der Arbeitswelt“, der eine „höhere individuellere Verantwortung“ einzelner bescheinigt wird. Individualität verträgt sich nicht mit Fortbildungen „von der Stange“ oder „für die Massen“. Was dem Sinn der Bibliothekartage entgegenzustehen scheint. Tut es aber nicht. Denn deren Ziel ist ein anderes, nämlich Impulse und Anstöße sowie das „State of the Art“ zu beschreiben.

Mit diesem Vortrag erreicht. Oder wie Hendrix meinte: „Lassen Sie’s krachen!“ Womit sie auch meint, dass PE und Fortbildung echte Kernaufaben sind und um die guten Rahmenbedingungen gekämpft werden muss, auch, wenn mit wenigen Bordmittel viel erreicht werden kann.


Aus dem Programm des Deutschen Bibliothekartags 2018:

14.06.2018: TK 1: mitarbeiten & führen / Interne Weiterbildung und Personalentwicklung

Many a mickle makes a muckle – Personalentwicklung an einer Universitätsbibliothek
Imma Hendrix, Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin
Eine Google-Recherche verdeutlicht eindringlich, dass über Personalentwicklung in Bibliotheken zwar einiges an Theorie verfasst wurde, aber offenbar nur wenige praktische Erfahrungen wert erscheinen, veröffentlicht zu werden. An der UB der HU Berlin existiert bis heute kein verschriftlichtes PE-Konzept im engeren Sinne, doch wurden Schritt für Schritt und vielfach mit „Bordmitteln“ zahlreiche Maßnahmen ergriffen, die die Beschäftigten bei der erfolgreichen Wahrnehmung ihrer Aufgaben unterstützen.
Der Vortrag verfolgt das Ziel, den Blick für Personalentwicklung zu öffnen, und erläutert die eingesetzten Instrumente mit ihren Möglichkeiten und Grenzen. Die Instrumente betreffen u.a. die Bereiche Unternehmenskommunikation, Fortbildung, Flexibilisierung der Arbeitszeit und betriebliche Gesundheitsförderung.
Der Vortrag zeigt darüber hinaus auf, wie die Aktivitäten der UB in das PE-Konzept der Universität, das aktuell in den Gremien diskutiert wird, eingebettet werden.

#bibtag18 – Vortrag „Interne Weiterbildung UB Bern“

27. Juni 2018 Kommentare deaktiviert für #bibtag18 – Vortrag „Interne Weiterbildung UB Bern“

Vortragende Gesche GerdesDas hört man doch gern: Mitarbeitende werden als „ganze Person“ ins Zentrum gestellt, mithin „ganzheitlich“ gesehen, so die Vortragende Gesche Gerdes. Für diese werden an der UB Bern Halbjahresprogramme mit ca. 2 Veranstaltungen pro Monat in der Dauer von 1 Stunde bis zu 1 Tag angeboten, und „natürlich“ innerhalb der Arbeitzeit. Pro Veranstaltung sind 3 Stunden der organisatorischen Vorbereitungszeit veranschlagt.

Für definierte Themenfelder darf an der internen Weiterbildung an der UB Bern unter Federführung einer Arbeitsgruppe mitbestimmt und mitgestaltet werden. Diese sind:

  • UB-Führungen
  • Verwandte Institutionen
  • IT & Datenmanagement
  • Kommunikation & Kundenkontakt
  • Organisation der UB
  • Gesundheit am Arbeitsplatz
  • Arbeitsalltag
  • Trends & Innovationen

Somit lässt sich von einem Bottom up-Prinzip sprechen, welches seine Vor- wie Nachteile hat, nachzulesen auf den Vortragsfolien.

Es kommt jedenfalls gut genug an, dass 50% der Belegschaft daran mitwirken bzw. an den Fortbildungsmaßnahmen teilnehmen. Die Gründe derer, die dies nicht tun, wünschen sich spezialisiertere oder vertiefendere Fortbildungsinhalte.

Vortragende Gesche Gerdes

Gerdes stellte ferner die Sandwich Sessions dar. Sie funktionieren nach Art der Lunch Talks. Die Themen werden also von den Mitarbeitenden selbst vorgeschlagen und innerhalb einer Mittagspausenstunde lang durchgeführt. Dazu wurde ein netter Flyer eingeführt, der die wichtigsten Frageformen aufführt: Was, wann, wo, wer und wie.

Als Themenbeispiele sind bspw. angeführt, über den vergangenen Bibliothekartag oder einer Tagung zur Hochschullehre zu berichten, Ergebnisse aus Kundenbefragungen darzustellen oder wie mit Outlook und Trello, einem Tool zur Zusammenarbeit umgegangen werden kann.

Für neue Mitarbeitende ist künftig eine „Tour de UB“ geplant. Außerdem soll mehr nach Zielgruppen differenziert und speziellere Angebote, auch zum Beispiel für Azubis, angeboten werden. Spannend auch die neu eingeführte Idee einer Intervision für Führungskräfte.

Nach 10 Jahren dieser Art der internen Weiterbildung werden immer noch sehr viele Vorschläge eingereicht. Die Kanäle der Feedbacks sind: elektronische Evaluation, persönliche Ansprechbarkeit und eine Ideenseite im Intranet.


Aus dem Programm des Deutschen Bibliothekartags 2018:

14.06.2018: TK 1: mitarbeiten & führen / Interne Weiterbildung und Personalentwicklung

Interne Weiterbildung an der Universitätsbibliothek Bern

Gesche Gerdes, Claudia Schumacher, Universitätsbibliothek Bern, Bern

An der UB Bern wird das interne Weiterbildungsprogramm nicht durch eine Personalabteilung organisiert, sondern erfolgt als Bottom-up Strategie durch Mitarbeitende für Mitarbeitende.
Die Mitarbeitenden der Arbeitsgruppe (AG) stammen aus möglichst unterschiedlichen Bereichen der UB und erarbeiten das Programm mithilfe eigener Inputs, einer Ideensammlung der Angestellten sowie aus den Evaluationen der bereits durchgeführten Kurse.
Die AG baut das Weiterbildungsprogramm der UB in Ergänzung zu bestehenden Angeboten anderer Institutionen auf und richtet es auf den arbeitsrelevanten Bedarf der Mitarbeitenden aus. Um diesem Umstand gerecht zu werden, stehen mehrere Gefässe zur internen Fortbildung zur Verfügung.
Der Vortrag erläutert die Vor- und Nachteile des aktuellen Konzeptes. Aufgrund der neuen Strategie der UB, aber auch durch die schweizweite Einführung der swiss library service platform (SLSP) voraussichtlich im Jahre 2020 werden sich zudem die Aufgabengebiete der UB verändern. Deswegen bietet der Vortrag auch einen Ausblick auf die mögliche Ausrichtung des zukünftigen Konzeptes der AG.
Referentinnen:
Gesche Gerdes leitet seit 2016 die AG Interne Weiterbildung wie auch die Fachstelle Informationskompetenz an der UB Bern. Zuvor hat sie an der Universität Zürich einen Master in Informations- und Bibliothekswissenschaft erworben und eine postgraduale Ausbildung als wissenschaftliche Bibliothekarin absolviert.
Claudia Schumacher ist nach ihrem Bachelorstudium in Informationswissenschaft seit 2013 an der UB Bern in unterschiedlichen Funktionen wie Teilprojektleitungen und als Vertretung der AG Weiterbildung tätig. Seit Anfang 2018 ist sie zudem Dienststellenleiterin der Kurier- und Scanzentrale.

#bibtag18 – Vortrag „Glück am Arbeitsplatz“

13. Juni 2018 § Ein Kommentar

Britta Woldering und H. FreyDas Resümee nach in den Jahren 2011, 2014 und 2017 durchgeführter Mitarbeiter/innenbefragungen in der Deutschen Nationalbibliothek: „Wir denken, dass es sich lohnt. Nach acht Jahren sieht man eine Entwicklung“, so Britta Woldering und Jürgen Frey. Offen hingegen blieb die Frage: „Ist Zufriedenheit der richtige Indikator? Und wofür?“

Die Chancen der Befragung lägen darin, dass Stärken und Handlungsfelder aufgezeigt und nicht nur „die Lauten“ gehört würden. Zudem fördere die Umfrage eine gute Kommunikationskultur. Erkennbar sei diese nicht zuletzt daran, dass in der zuletzt durchgeführten Befragung aus dem Jahr 2017 rund Dreiviertel der Mitarbeiter/innen an ihr teilgenommen hätten. Im Vortrag nicht verschwiegen wurden die Grenzen derartiger Umfragen. Sie würden zwar Misstände aufzeigen, nicht jedoch deren Ursachen. Ferner bilden sie eine durchschnittliche Meinung ab, jedoch keine konkreten Dinge. Es gilt, die Balance zwischen schnellen Ergebnissen und mittelfristigen Veränderungen sowie zwischen Aktionismus und Versanden zu halten.

VortragendeDieser Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit beinhaltete 70 Fragen, zwei davon offen formuliert. Er mache nur Sinn, wenn die Bereitschaft bestünde, etwas zu verändern und dafür Ressourcen zur Verfügung gestellt würden. Positiv mache sich auch ein Storytelling bemerkbar, um das Abfragen nicht zu dröge werden zu lassen. Verwendet wurde außerdem eine 5er-Skala.

(Vortragsnotizen: Ilona Munique)

Aus dem Programm des Deutschen Bibliothekartags 2018:

12.06.2018: TK 1: mitarbeiten & führen / Motivieren und Partizipieren

Glück am Arbeitsplatz? Beschäftigtenbefragungen in der Deutschen Nationalbibliothek

Britta Woldering, Deutsche Nationalbibliothek, Frankfurt am Main

Zufriedene Mitarbeitende leisten gute Arbeit: Unter dieser Prämisse hat die Deutsche Nationalbibliothek Befragungen zur Arbeitszufriedenheit von Beschäftigten als Steuerungsinstrument etabliert. Im Vortrag wird über die drei Befragungen in den Jahren 2011, 2014 und 2017 eine Linie gezogen und beschrieben, was der Nutzen und die Stolpersteine bei Beschäftigtenbefragungen sind und Empfehlungen für die Planung, Durchführung und den Umgang mit Ergebnissen formuliert. Wozu können Arbeitszufriedenheitsbefragungen dienen und wozu nicht? Wie haben sich bei der Deutschen Nationalbibliothek die Fragebogenthemen und die Maßnahmen, die aus den Ergebnissen abgeleitet wurden, über die Jahre entwickelt?
Zum Abschluss des Vortrags und als Einstieg in die Diskussion soll die Frage aufgeworfen werden, ob Zufriedenheit überhaupt der richtige Indikator ist: Macht Zufriedenheit träge? Wird mit der Erhebung der Zufriedenheit das Anspruchsdenken bestärkt? Gibt es überhaupt „die Zufriedenheit“ oder ist das für jeden und jede etwas anderes? Wie hoch ist der Anteil der Eigenverantwortung an der Arbeitszufriedenheit?

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